TUGAS 3 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Isi dokumen

SOAL TUGAS TUTORIAL KE-3 PROGRAM STUDI AKUNTANSI Nama Mata Kuliah: Sistem Informasi Akuntansi Kode Mata Kuliah: EACC4207 Jumlah sks: 3 sks Tugas Tutorial Ke-: 3 (tiga) Skor Maksimal: 100 PETUNJUK Bacalah studi kasus di bawah ini dengan saksama, kemudian jawablah seluruh pertanyaan berdasarkan kasus tersebut. Jawaban harus disusun secara sistematis, rinci, dan menggunakan konsep Sistem Informasi Akuntansi yang relevan. STUDI KASUS PT Kayu Jaya Abadi merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang produksi furnitur kayu (meja, kursi, dan lemari) yang berlokasi di Jepara, Jawa Tengah. Perusahaan ini memiliki beberapa departemen yang saling terkait dalam menjalankan aktivitas operasionalnya, di antaranya departemen produksi, departemen pembelian bahan baku kayu, departemen penjualan, serta bagian gudang yang mencatat keluar-masuknya bahan baku dan barang jadi. Seluruh aktivitas pencatatan transaksi produksi telah didukung oleh sistem informasi terkomputerisasi, meskipun beberapa proses masih dilakukan secara manual. Dalam beberapa bulan terakhir, manajemen PT Kayu Jaya Abadi menemukan sejumlah permasalahan dalam siklus produksinya. Beberapa produk furnitur yang dihasilkan tidak sesuai dengan permintaan pasar sehingga menumpuk di gudang, sementara di sisi lain terdapat pesanan pelanggan yang tidak dapat dipenuhi tepat waktu karena kekurangan bahan baku. Selain itu, pernah terjadi kasus kehilangan sejumlah kayu jati di gudang bahan baku yang diduga akibat lemahnya pengawasan akses fisik. Manajemen juga khawatir data produksi yang dicatat oleh operator tidak selalu akurat karena minimnya kontrol terhadap keamanan sistem dan kata sandi (password) pengguna. Selain persoalan produksi, bagian Sumber Daya Manusia (SDM) PT Kayu Jaya Abadi turut menghadapi kendala dalam siklus penggajian karyawan. Pencatatan jam kerja karyawan bagian produksi masih dilakukan secara manual menggunakan buku catatan kehadiran, sehingga rawan terjadi kesalahan maupun manipulasi data jam kerja. Perusahaan pernah pula mengalami kasus di mana cek gaji seorang karyawan yang telah resign tetap dicetak dan dicairkan oleh oknum internal karena tidak adanya pemisahan fungsi yang memadai antara staf yang membuat data penggajian dan staf yang mencetak serta mendistribusikan cek gaji.
Sebagai perusahaan manufaktur, PT Kayu Jaya Abadi tentu memerlukan sistem akuntansi biaya yang memadai untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, mulai dari penetapan harga jual produk, evaluasi kinerja produksi, hingga penyusunan laporan keuangan terkait persediaan dan harga pokok penjualan. Berdasarkan ilustrasi kasus PT Kayu Jaya Abadi di atas, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini! SOAL NO. 1 Skor: 30 Identifikasikan pihak-pihak (entitas internal) yang terlibat dalam siklus produksi pada PT Kayu Jaya Abadi berdasarkan ilustrasi kasus di atas, beserta peran/tugas masing-masing pihak tersebut! SOAL NO. 2 Skor: 30 Berdasarkan permasalahan yang dihadapi PT Kayu Jaya Abadi dalam siklus produksinya, identifikasikan risiko atau ancaman apa saja yang terjadi pada perusahaan tersebut, serta jelaskan cara pengendalian/mitigasi yang dapat diterapkan untuk mengatasi masing-masing risiko tersebut! SOAL NO. 3 Skor: 30 Berdasarkan permasalahan pada siklus penggajian yang dihadapi PT Kayu Jaya Abadi, identifikasikan risiko atau ancaman yang terjadi, serta jelaskan cara pengendalian/mitigasi yang tepat untuk mengatasi masing-masing risiko tersebut! SOAL NO. 4 Skor: 10 Jelaskan mengapa PT Kayu Jaya Abadi sebagai perusahaan manufaktur memerlukan akuntansi biaya dalam menjalankan operasionalnya! *** Selamat Mengerjakan *** JAWAB SOAL 1 Siklus produksi merupakan rangkaian kegiatan yang dimulai dari perencanaan produksi, penggunaan bahan baku, pengolahan produk, sampai pencatatan barang jadi dan biaya produksi. Berdasarkan BMP Sistem Informasi Akuntansi Universitas Terbuka, khususnya Modul 7, siklus produksi membutuhkan koordinasi antarfungsi agar kegiatan produksi berjalan lancar dan informasi yang dihasilkan dapat dipercaya (Mulyani, 2022).
Pada PT Kayu Jaya Abadi, pihak-pihak yang terlibat beserta tugasnya adalah sebagai berikut. a. Departemen Penjualan. Bertugas memberikan informasi pesanan pelanggan dan perkembangan permintaan pasar. Informasi tersebut menjadi dasar penentuan jenis dan jumlah furnitur yang perlu diproduksi agar tidak terjadi penumpukan barang jadi. b. Departemen Produksi. Bertanggung jawab mengolah bahan baku kayu menjadi meja, kursi, dan lemari sesuai rencana produksi. Bagian ini juga mencatat penggunaan bahan baku, waktu pengerjaan, jumlah hasil produksi, serta produk yang mengalami kerusakan. c. Departemen Pembelian. Bertugas melakukan pengadaan bahan baku berdasarkan kebutuhan produksi dan informasi stok gudang. Bagian ini memastikan jenis kayu, jumlah pembelian, kualitas, dan waktu kedatangan bahan baku sesuai kebutuhan perusahaan. d. Bagian Gudang. Bertanggung jawab menerima, menyimpan, dan mengeluarkan bahan baku maupun barang jadi. Petugas gudang juga mencatat pergerakan persediaan dan melakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan jumlah barang sesuai dengan data sistem. e. Bagian Akuntansi. Berperan mencatat biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, serta biaya overhead pabrik. Informasi tersebut digunakan untuk menghitung harga pokok produksi, menilai persediaan, dan menyusun laporan keuangan. f. Manajemen Perusahaan. Bertugas mengawasi keseluruhan proses, menyetujui kebijakan produksi, serta mengevaluasi penggunaan sumber daya. Manajemen juga menggunakan laporan dari setiap bagian untuk mengambil keputusan terkait kapasitas produksi dan efisiensi biaya. Dengan pembagian tugas yang jelas, PT Kayu Jaya Abadi dapat memperbaiki koordinasi antara kebutuhan pasar, pengadaan bahan baku, dan pelaksanaan produksi. SOAL 2 Berdasarkan kasus tersebut, terdapat beberapa risiko yang dapat mengganggu kegiatan produksi PT Kayu Jaya Abadi. Menurut Krismiaji (2015), sistem informasi akuntansi perlu dilengkapi pengendalian internal untuk menjaga aset, memastikan keandalan informasi, dan mendukung kegiatan operasional. a. Risiko kelebihan persediaan barang jadi. Perusahaan menghasilkan furnitur yang tidak sesuai kebutuhan pasar sehingga produk menumpuk di gudang. Kondisi ini meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko kerusakan barang. Pengendaliannya adalah menyusun perencanaan produksi berdasarkan data penjualan, pesanan pelanggan, dan perkiraan permintaan pasar. Perusahaan juga perlu mengevaluasi perputaran persediaan secara berkala. b. Risiko kekurangan bahan baku. Keterlambatan pemenuhan pesanan terjadi karena stok kayu tidak mencukupi. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu menetapkan batas minimum persediaan, titik pemesanan kembali ( reorder point ), dan stok pengaman ( safety stock ). Bagian pembelian juga
harus berkoordinasi dengan gudang dan produksi agar kebutuhan bahan baku dapat dipenuhi tepat waktu. c. Risiko kehilangan atau pencurian bahan baku. Hilangnya kayu jati menunjukkan adanya kelemahan dalam pengamanan persediaan. Perusahaan perlu membatasi akses gudang kepada petugas yang berwenang, memasang CCTV, menggunakan kartu akses, dan menerapkan dokumen pengeluaran barang yang harus disetujui. Pemeriksaan fisik persediaan juga perlu dilakukan secara berkala oleh petugas independen. d. Risiko kesalahan dan manipulasi data produksi. Lemahnya pengamanan sistem dan kata sandi dapat memungkinkan perubahan data tanpa izin. Pengendaliannya adalah memberikan akun pengguna yang berbeda kepada setiap operator, menerapkan kata sandi yang kuat, membatasi hak akses berdasarkan tugas, serta menggunakan audit trail untuk mencatat aktivitas perubahan data. Data produksi juga harus divalidasi dengan dokumen dan hasil produksi yang sebenarnya. e. Risiko ketidakefisienan biaya produksi. Perencanaan yang kurang tepat dapat menyebabkan pemborosan bahan baku, waktu kerja, dan biaya operasional. Perusahaan perlu menetapkan standar penggunaan bahan baku serta membandingkan biaya aktual dengan biaya standar. Selisih biaya yang cukup besar harus dianalisis agar penyebab pemborosan dapat diperbaiki. Melalui pengendalian tersebut, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan aset, meningkatkan ketepatan informasi produksi, dan menjaga kelancaran pemenuhan pesanan pelanggan. SOAL 3 Permasalahan penggajian PT Kayu Jaya Abadi menunjukkan bahwa pencatatan manual dan lemahnya pemisahan tugas dapat menimbulkan kesalahan maupun kecurangan. Menurut Mulyadi (2016), sistem penggajian memerlukan pengendalian internal yang memadai, terutama dalam pencatatan waktu kerja, pembuatan daftar gaji, dan pembayaran kepada karyawan. a. Risiko kesalahan pencatatan jam kerja. Penggunaan buku kehadiran manual dapat menyebabkan jam masuk, jam pulang, atau lembur tidak tercatat dengan tepat. Pengendaliannya adalah menggunakan sistem absensi elektronik berbasis sidik jari atau pengenalan wajah yang terintegrasi dengan sistem penggajian. Data kehadiran juga perlu diperiksa sebelum gaji dihitung. b. Risiko manipulasi data kehadiran. Pencatatan manual membuka peluang karyawan menitipkan absensi atau mengubah jumlah jam kerja. Perusahaan perlu membatasi kewenangan perubahan data, mewajibkan persetujuan atasan untuk lembur, serta melakukan pemeriksaan antara catatan kehadiran dan jadwal kerja. c. Risiko pembayaran kepada karyawan yang sudah mengundurkan diri. Kasus cek gaji mantan karyawan yang tetap dicetak menunjukkan bahwa data kepegawaian tidak diperbarui dengan baik.
Pengendaliannya adalah mewajibkan bagian SDM segera memperbarui status karyawan setelah pengunduran diri dan memastikan bagian penggajian hanya memproses karyawan yang masih berhak menerima pembayaran, termasuk penyelesaian hak terakhirnya. d. Risiko penyalahgunaan cek gaji akibat tidak adanya pemisahan tugas. Ketika satu pihak dapat mengolah data penggajian sekaligus mencetak dan mendistribusikan cek, peluang terjadinya kecurangan menjadi lebih besar. Perusahaan harus memisahkan fungsi administrasi kepegawaian, pencatatan waktu kerja, perhitungan gaji, otorisasi pembayaran, dan pelaksanaan pembayaran. Perusahaan juga sebaiknya menggunakan transfer langsung ke rekening karyawan yang telah diverifikasi. e. Risiko kesalahan perhitungan gaji dan potongan. Kesalahan memasukkan data jam kerja, tarif upah, lembur, maupun potongan dapat menyebabkan gaji tidak sesuai hak karyawan. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu menggunakan aplikasi penggajian terintegrasi, melakukan pemeriksaan ulang daftar gaji, dan merekonsiliasi total pembayaran dengan data kepegawaian serta rekening bank. Dengan pengendalian yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa gaji hanya diberikan kepada pihak yang berhak, jumlahnya sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, dan setiap transaksi memiliki bukti yang dapat diperiksa. SOAL 4 Akuntansi biaya diperlukan PT Kayu Jaya Abadi karena perusahaan harus mengetahui besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan setiap jenis furnitur. Biaya tersebut meliputi bahan baku langsung, tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik. Informasi biaya yang akurat membantu perusahaan menghitung harga pokok produksi serta menentukan harga jual yang mampu menutup biaya dan memberikan keuntungan. Selain itu, akuntansi biaya digunakan untuk mengendalikan pengeluaran dan mengevaluasi efisiensi produksi. Sebagai contoh, jika biaya pembuatan meja kayu meningkat karena banyak bahan baku terbuang, manajemen dapat membandingkan biaya aktual dengan standar dan mencari penyebab pemborosannya. Akuntansi biaya juga mendukung penilaian persediaan barang dalam proses, barang jadi, dan perhitungan harga pokok penjualan dalam laporan keuangan. Dengan demikian, penerapan akuntansi biaya membantu PT Kayu Jaya Abadi mengambil keputusan produksi secara lebih tepat, mengurangi pemborosan, serta meningkatkan profitabilitas perusahaan (Mulyadi, 2016). SUMBER Krismiaji. (2015). Sistem informasi akuntansi (Edisi 4). UPP STIM YKPN.
Mulyadi. (2016). Sistem akuntansi (Edisi 4). Salemba Empat. Mulyani, S. (2022). Sistem informasi akuntansi (Edisi 4, EKSI4312). Universitas Terbuka.

Referensi terkait